Billbee – Schnittstellendoku

Geändert am Mo, 9 Feb um 5:31 NACHMITTAGS

In diesem Artikel erfährst du, wie die Datenübertragung zwischen Billbee und AccountOne funktioniert und welche Voraussetzungen für einen reibungslosen Import und der daraus folgenden Weiterverarbeitung für die Buchhaltung erfüllt sein müssen. Unseren Hilfeartikel für die Anbindung von Billbee an AccountOne findest Du hier.

1. Erfasste Bestellstatus

Standardmäßig importiert AccountOne Bestellungen nur dann, wenn sie einen der folgenden Status in Billbee erreicht haben:

Bezahlt (Status-ID 3)
Versendet (Status-ID 4)
Abgeschlossen (Status-ID 7)
Retoure (Status-ID 17)

2. Rechnungen

Wir importieren die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum direkt aus Billbee, sofern diese Datensätze hinterlegt sind.

3. Gutschriften

Die Billbee-API erfordert eine spezifische Handhabung von Gutschriften. Bitte beachte folgende Regeln:

Namenskonvektion: Gutschriften müssen im Format <OrderNumber>-GS angelegt sein. Dieses Format darf nicht verändert werden, da sonst der Eintrag als "returned" in AccountOne unter "Buchungen -> Uploaddaten -> Externe Bestellungen" fehlschlägt.
Vorzeichen: Die gutgeschriebenen Beträge müssen negativ sein. Dies geschieht in Billbee normalerweise automatisch – bitte ändere das Vorzeichen nicht manuell.
Positionen: Eine Gutschrift muss zwingend Positionen enthalten, die sich auf die ursprüngliche Bestellung beziehen. Gutschriften ohne Positionen können nicht verarbeitet werden.
Status: Stornierte Gutschriften werden ignoriert.
Manuelle Erstellung: Wenn ein Auftrag storniert wird, erstellt Billbee nicht immer automatisch eine Gutschrift. Sollte keine Gutschrift (über eine Integration oder automatisch) existieren, musst du diese manuell in Billbee anlegen, damit AccountOne den Vorgang erfassen kann.

4. Leistungsdatum

Wir nutzen als Leistungsdatum grundsätzlich das Versanddatum <ShippedAt>. Sollte kein Versanddatum vorliegen, wird auf das Rechnungsdatum <InvoiceDate> zurückgegriffen.

5. Verkaufskanäle & Filter

Du kannst in AccountOne steuern, welche Shops oder Plattformen aus Billbee importiert werden sollen. Gehe hierzu auf "Benutzer -> Anbindung E-Commerce -> Billbee" und klicke auf "Bearbeiten". Gehe in den Tab "Informationen" "Verkaufskanäle ausschließen".

Plattformen, die in AccountOne bereits als direkte API-Anbindung vorhanden sind, werden standardmäßig ausgeschlossen. Hierzu zählen insbesondere:

Amazon Seller Central
eBay
WooCommerce
Shopify
Magento
Etsy
Kaufland

Exkludierung/Inkludierung: Falls bestimmte Kanäle nicht importiert werden sollen oder andersherum, kannst Du diese hier ausschließen oder einschließen. Möglich ist dies entweder für den gesamten Zeitraum oder für einen bestimmten Zeitraum (über die Angabe eines ab- oder bis-Datums). Beachte, dass das gleichzeitige Setzen des "ausschließen ab und bis" nicht funktioniert. Diese agieren unabhängig voneinander.

Bezeichnung: Den exakten Namen des Kanals findest Du in Billbee unter "Einstellungen -> Verbindungseinstellungen -> Kanäle -> Shops". Die Verkaufskanäle werden nach <Platform> und <BillbeeShopName> eingefügt.

6. Bestellherkunft/Kontierung Debitoren weitere Shops

Die Bestellherkunft ist die Zusammensetzung aus folgenden Werten:

Bezeichnung Schnittstelle (Standardwert: [Billbee])
Platform (z.B. "Shopify", "WooCommerce")
BillbeeShopName (z.B. "Möbel Verkauf 24")

Diese jeweils mit einem Bindestrich (-) getrennt.

Aufgrund der Funktionialität als Warenwirtschaft wird daher unter: "Benutzer > Buchhaltung > Debitoren weitere Shops" die Bestellherkunft nach den Drei o.g. Werten ausgegeben.

Hinzu kommen die unterschiedlichen Zahlungstypen <PaymentMethod>. Mit Hilfe dieser Unterscheidung kann bei Bedarf individuell kontiert werden.

7. Zahlungsabgleich

Für einen erfolgreichen Abgleich zwischen Billbee und Deinen Zahlungsanbietern (z. B. Klarna, PayPal, Stripe) vergleicht AccountOne folgende Felder auf exakte Übereinstimmung:

Zahlungs-ID (PaymentReference)
Bestellnummer (OrderNumber)
Rechnungsnummer (InvoiceNumber)

Achtung: Der Abgleich erfolgt nur bei einer 1:1-Übereinstimmung. Die Felder dürfen keine zusätzlichen Zeichen, Beschreibungen oder Leerzeichen enthalten (z. B. Referenz: "RE-4587" statt nur "4587").

8. Versandlager/Absenderland

Das Versandlager/Absenderland wird nach folgender Priorität bestimmt:

DeliverySourceCountryCode: Ist dieses Feld mit einem Ländercode (ISO-Code) gesetzt, nutzen wir den Eintrag aus diesem Feld als Absenderland.
Absendeland in der Schnittstellenanbindung: Ist das Feld "DeliverySourceCountryCode" aus den Bestelldaten nicht gefüllt, nehmen wir den Eintrag aus dem Feld "Absenderland" in der Schnittstelleneinrichtung. Dieses kann unter "Benutzer -> Anbindung E-Commerce -> Billbee" mit einem Klick auf "Bearbeiten" hinterlegt werden. Dieses Feld ist bei der Erstellung der Anbindung bereits mit Deinem Sitzland vorausgefüllt.

Hinweis: Eine Zuordnung auf Positionsebene ist nicht möglich; das Lager wird für die gesamte Bestellung übernommen.

9. Import

Wir importieren periodisch wie folgt:

täglich zwischen 6 und 22 Uhr
nach einem Abruf warten wir 8 Stunden bis zum nächsten Abruf
Vorgänge werden immer tageweise abgerufen. Hier gehen wir auf das <updated_at>, um Änderungen an Bestellungen mitzubekommen und ggf. aktualisiert einzuspielen.

10. Rundungsdifferenzen

Sachverhalt

Bei der Übertragung von Rechnungsdaten von Billbee zu AccountOne können mathematisch/technisch bedingte Differenzen im Cent-Bereich auftreten. Dies resultiert aus unterschiedlichen Rundungszeitpunkten in der Kalkulation:

Billbee (Rechnung): Billbee berechnet die einzelnen Rechnungspositionen auf 2 Nachkommastellen. Gleichzeitig wird der Gesamtbetrag der Rechnung auf Basis der Einzelpositionen (4 Nachkommastellen) gerundet. Dies kann in der Rechnung (Belegbild) zu einer Abweichung im Cent-Bereich zwischen der Summe der Einzelposition und dem Gesamtbetrag der Rechnung führen.
AccountOne (Positions-Ebene): AccountOne bereitet die Daten buchhalterisch so auf, dass jede einzelne Position bereits auf 2 Nachkommastellen gerundet wird. Die Gesamtsumme in AccountOne ist somit die Summe dieser bereits gerundeten Einzelwerte.

11. Fehlersuche: Fehlende Bestellungen

Sollten Bestellungen fehlen, liegt dies oft an den Berechtigungen des API-Benutzers:

Berechtigungen prüfen: Falls der hinterlegte Billbee-Nutzer kein Administrator ist, prüfe unter "Einstellungen -> Mitarbeiter" im Reiter "Shopverbindungen", ob dieser Zugriff auf alle relevanten Shops sowie auf die Option "ohne Shopverknüpfungen" hat.
Importierte Vorgänge: Sämtliche importierte Vorgänge kannst Du unter "Buchungen -> Uploaddaten -> Externe Bestellungen" nachvollziehen.
Support: Sollten trotz korrekter Rechte Daten fehlen, kontaktiere uns bitte telefonisch oder per E-Mail.